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Gmailの容量が足りなくなってきた時の対処方法

2020/02/03

Gmailは15GBまで無料で利用できるが、添付ファイル付きのメールをやり取りしていると容量が不足してくることがあるので、その対策方法を紹介しよう。

対策1：添付ファイル容量の大きいメールを一括削除する

本来であれば容量の大きい添付ファイルだけを削除すれば良いのだが、Gmailには添付ファイルだけを削除する方法がない。時間に余裕のある人は外部のメーラー（OutlookやThunderbird）を使い、IMAPでアクセスして添付ファイルだけを削除するという方法もあるが、一つ一つ削除する必要があるので大変な手間がかかってしまう。
一定容量以上の添付ファイルのあるメールを一括で削除する方法は下記の通り。

PCのブラウザからGmailにアクセスし、画面上部の検索ボックスに「has:attachment larger:5MB」と入力して検索してみよう。
※赤字部分の数字は利用状況に合わせて任意で変更すること。最大25MBまで。

添付ファイルが5MB以上あるメールのみ表示されるので、左上のチェックボックスをチェックしてメールを全選択する。
※削除対象にはスレッド全体が含まれる。
※メール本文に画像ファイルが埋め込まれているメールには、クリップマークが付かない場合がある。

「この検索条件に一致するすべてのスレッドを選択する」をクリックすると、検索結果のページに表示されたメールだけでなく、該当するメール全てが削除対象となる。

画面上部のゴミ箱のアイコンをクリックすると、選択されたメールはゴミ箱に移動するので、画面左側の「ゴミ箱」をクリックして表示された画面で「ゴミ箱を今すぐ空にする」をクリックして完全に削除完了となる。

対策2：一定期間以上前のメールを一括で削除する

対策1と同じように、例えば検索ボックスに「older_than:5Y 」と入力すると、現在から5年以上古いメールが表示される。別の方法として「older:2015/12/31」と入力すると、2015年12月31日以前のメールを表示させることができる。更に、添付ファイルがあるメールだけを削除したいのであれば、「has:attachment older_than:5Y」や「has:attachment older:2015/12/31」と入力する。添付ファイルの容量も指定したい場合は「has:attachment older_than:5Y larger:5MB」や「has:attachment older:2015/12/31 larger:5MB」と入力する。
※赤字部分の数字は利用状況に合わせて任意で変更すること。

あとは対策1と同様に削除すれば完了となる。

対策3：有料プランにアップグレードする

Gmailにログインした状態でhttps://one.google.com/storageにアクセスすると、現在使用中の容量が確認できる。保存容量が残り少ない場合、「Google One にアップグレードすると容量を追加できます」のところで、100GB、200GB、2TB、10TB、20TB、30TBの中から利用したいものを選択してクレジットカード決済をすればアップグレード完了となる。

やり取りしたメールはすべて残しておきたいという人や、GoogleドライブやGoogleフォトもフル活用したい人はこの方法一択となる。

送信したメールが送信先の迷惑メールフォルダに入ってしまう場合の対策

2019/12/10

独自ドメインを使っていて、送ったメールが迷惑メールになってしまうという方は必読！

なぜ迷惑メールと判断されてしまうのか

独自ドメインを運用するにはDNS（Domain Name Systemnの略）という仕組みで、ドメインと運用するサーバーのIPアドレスを紐付ける必要がある。しかしDNSのTXTレコードの設定でSPF（Sender Policy Frameworkの略）レコードの設定を適切に行なっていないと、送信メールが迷惑メール扱いになってしまう場合がある。

SPFレコードとは送信者がメールの送信元を偽装していないかどうかを認証するための仕組みで、DNSのTXTレコードに記述をすることで、このメールの送信元は正しいメールだということを証明することができるのだ。

送信先がGmailの場合は確実に迷惑メールフォルダに入ってしまうので、独自ドメインのメールを利用している場合SPFの設定は必須と言えるだろう。

Gmailで迷惑メールになった場合の警告

SPFレコードの設定方法

SPFレコードの設定方法はドメインの登録業者（レジストラ）によって異なるが、例えばお名前.comの場合には、ユーザー用のコントロールパネルからDNSレコード設定の画面でTXTレコードとして下記のような記述を追加するようになる。

記述例1（IPv4に対応）

v=spf1 +ip4:a.a.a.a +mx ~all
※a.a.a.aの部分にメールサーバーのIPアドレス(IPv4)が入る。

記述例2（IPv4及びIPv6に対応）

v=spf1 +ip4:a.a.a.a +ip6:b:b:b:b:b:b:b:b +mx ~all
※a.a.a.aの部分にメールサーバーのIPv4アドレス、b:b:b:b:b:b:b:bの部分にIPv6アドレスが入る。

なお上記の記述例はメールサーバーに一般的なレンタルサーバーを利用している場合の記述のため、下記の場合やサーバー管理会社から特に指定のある場合は記述方法が異なるので注意。

メールサーバーが独自ドメインとは異なる
メールサーバーを複数運用している
GoogleのG SuiteやMicrosoftのOffice365等のサービスでドメインを運用している

ご利用サーバーのサービスによっては簡単にボタン一つで設定できる場合があるので、詳しくはご利用のサーバー管理会社に問い合わせてみること。

また、管理をウェブ制作業者にお願いしている場合は、SPFレコードの設定が適切にされているか確認してみよう。

SPFレコードを正しく設定したのに迷惑メールになる場合

SPFレコードを正しく設定してあるにも関わらず迷惑メールになる場合がある。共用サーバーを利用していると一つのサーバーで複数のドメインが運用されるため、同一サーバーのドメインが迷惑メールのブラックリストのデータベースに登録されてしまうことがあるからだ。

その場合はブラックリストから外してくれるように申請をする必要があるのだが、ブラックリストの運営元は複数あり、大抵公式サイトは英語なので、利用しているサーバー会社等に相談することをおすすめする。

下記サイトで自分のドメインやIPアドレスを入力して「check」ボタンを押すと、複数のブラックリストに掲載されているかどうを確認できる。

http://www.blacklistalert.org/

Listed!が表示されたらブラックリストに入っていることになる。See Whyから詳細情報が確認できるので、自力で解決してみたい人は試してみて欲しい。

旧iPhone→新iPhoneへの機種変更時の注意点

2019/09/20

LoboStudioHamburg / Pixabay

9月20日はiPhone11の発売日ということで、旧型のiPhoneから機種変更する際の注意点をまとめてみた。

バックアップを取る

最も重要なのはバックアップを取ること。バックアップの方法はiTunesとiCloudで2通りあるので、機種変更の前に必ず実行しておこう。
iTunesでバックアップする場合は「iPhoneのバックアップを暗号化」にチェックを入れることを忘れずに。暗号化しないと各種パスワード等の情報は引き継ぐことができなくなるので注意。

iPhoneの詳しいバックアップ方法

iOSを最新のバージョンにアップデートする

「設定」-「一般」-「ソフトウェア・アップデート」でiOSが最新のバージョンになっていない場合は必ずアップデートしておこう。

iPhoneの詳しいアップデート方法

各種アカウントのログイン情報を準備する

機種変更するとAppleIDをはじめ、様々なアプリで利用しているログイン情報が初期状態になることがあるため、Facebook等のSNSも含めてログイン情報を準備しておこう。

LINEアカウントの引き継ぎ

旧機種のLINEの設定画面で「アカウント」を確認し、パスワードが登録されていない場合は必ず登録しよう。
パスワードが登録されていれば「アカウント引き継ぎ」から「アカウントを引き継ぐ」をオンにする。
機種変更ができたら新機種のLINEアプリから電話番号認証等を行って引き継ぎを完了させよう。

LINEの詳しい引き継ぎ方法

Suicaの引き継ぎ

Suicaは複数端末で同期させて使用することができないので、まずは旧機種の「Wallet」アプリで、削除したいSuicaの右上のボタンから設定画面の下部にある「このカードを削除」を選択して削除する。
新機種の「Wallet」アプリから画面右上の「＋」ボタンからSuicaを追加作業を行えば移行は完了。
旧機種のWalletに登録されているクレジットカード情報等も削除しておこう。

Suicaの詳しい引き継ぎ方法

2段階認証用アプリの引き継ぎ

Google Authenticatorの場合

PCでGoogleアカウントにログイン後「セキュリティ」-「Googleへのログイン」-「2段階認証プロセス」の画面で「認証システムアプリ」の項目の「スマートフォンを変更」から移行手続きができる。
「認証システムアプリからからコードを取得」の画面が表示されたら「iPhone」を選択して「次へ」をクリック。
「認証システムの設定」画面にQRコードが表示されるので、新機種のiPhoneのGoogle Authenticatorアプリを開いて「アカウント設定」-「バーコードをスキャン」からQRコードを読み込んで、移行作業を完了させよう。

Microsoft Authenticatorの場合

旧機種のMicrosoft Authenticatorアプリの左上のメニューから「このデバイスのバックアップ」を選択してMicrosoftアカウントと紐付けする。
Microsoftアカウントが追加できたらアプリの「設定」-「iCloudバックアップ」がオンになっているのを確認しておこう。

その他のアプリの引き継ぎ

利用しているアプリによっては機種本体と紐付けられているものがあるので、アプリ毎に引き継ぎ方法を確認して準備をしておこう。

Apple StoreでSIMフリー版のiPhoneを購入した場合

現在使用中の回線がauの場合、iPhone 7以前とiPhone 8以降でSIMカードの互換性がないため、iPhone 7以前の機種からiPhone 8以降に機種変更する場合、auショップにてSIMカードの交換が必要となる。現在使用中のSIMカードの色が黒の場合はauショップで交換してもらおう。

最後に

万が一の場合に備えて、念の為しばらくの間は旧機種を初期化したりせずにそのままにしておくことをおすすめする。

もう迷惑メールは怖くない！Gmailをメールソフトとして使う方法

2019/08/29

gabrielle_cc / Pixabay

強力な迷惑メールフィルターを持つGmailをメールソフトとして利用する方法を紹介しよう。

Gmailを使うメリット

強力な迷惑メールフィルタがあるので、受信トレイ上に迷惑メールを目にすることはほぼ無くなる。
ブラウザがあればメールチェックできるので、ネットカフェ等でも簡単に自分のメールを使うことができる。
Gmailの検索機能をフルに活用することができるので、重要なメールがどこにいったかわからなくなることがない。

Googleアカウントを取得する

Androidスマートフォンのユーザーは既にGoogleアカウントを取得済みだ思うが、それ以外の人でGoogleアカウントを持っていない人は、まずは下記からGoogleアカウントを取得する必要がある。

Googleアカウントを作成する

Googleアカウント作成画面

アカウントの作成が完了したらGmailを使ってみよう。

Gmailを使う

Gmailを使うにはhttps://mail.google.com/にアクセスするか、既にGoogleのサービスを利用している場合は画面の右上にあるをクリックして現れるサービスメニューの中からGmailを選択する。

サービスメニュー画面

Gmailの設定画面を表示する

Gmailの画面右上のをクリックして表示されるメニューから「設定」を選択する。

設定メニュー画面

表示された設定画面から「アカウントとインポート」を選択し、「他のアカウントでメールを確認」の項目の「メールアカウントを追加する」を選択する。

Gmail-設定-アカウントとインポート画面

メールアカウントをGmail上に追加する

「メールアカウントの追加」画面が表示されたらGmail上で利用したいメールアドレスを入力して「次へ」をクリックする。

メールアカウントの追加

次の画面で「他のアカウントからメールを読み込む（POP3）」を選択して「次へ」をクリックする。

メールアカウントの追加2

次の画面でメールの受信サーバーへのアクセスに必要な情報を入力して「アカウントを追加」をクリックする。

項目名	設定内容
ユーザー名	メールの受信に必要な認証用ID（半角）
パスワード	メールの受信に必要な認証用パスワード（半角）
POPサーバー	受信メールサーバーのアドレス（半角）例）mail.example.co.jp、www.example.co,jp、等
ポート	通常は110、SSLを使用する場合は指定されたものを選択
取得したメッセージのコピーをサーバーに残す。	Gmail以外の環境（他のメールソフト等）からもメールを受信したい場合はチェック。
メールの取得にセキュリティで保護された接続（SSL）を使用する。	メールサーバーがSSL通信に対応している場合はチェック。
受信したメッセージにラベルを付ける	Gmail上のラベルで管理できる。デフォルトはメールアドレスだが新しいラベルを設定することもできる。
メッセージを受信トレイに保存せずにアーカイブする	受信したメールを受信トレイに保存しないで直接アーカイブしてしまう場合はチェック。

ここまででGmail上でメールを受信できるようになりました。引き続き追加したメールアドレスから送信できるようにするために「はい」を選択して「次へ」をクリックする。

メールアカウント追加画面

「自分のメールアドレスを追加」の画面が表示されるので、「名前」を入力し「エイリアスとして扱います。」をチェックしたら「次のステップ」をクリックする。

自分のメールアドレスを追加

項目名	設定内容
名前	送信先の相手に表示される名前
エイリアスとして扱います。	通常はチェックする。
別の返信先アドレスを指定	返信先として別のメールアドレスを指定したい場合は設定する。

「SMTPサーバー」「ユーザー名」「パスワード」を入力して「アカウントを追加」をクリックする。

自分のメールアドレスを追加2

項目名	設定内容
SMTPサーバー	送信メールサーバーのアドレス（半角）例）mail.example.co.jp、www.example.co,jp、等
ユーザー名	メールの送信に必要な認証用ID（半角）
パスワード	メールの送信に必要な認証用パスワード（半角）
ポート	通常は587、SSLの場合は465、暗号化されていない接続の場合は25を指定。
TLS を使用したセキュリティで保護された接続	ポート587の場合はTLSを選択。
SSL を使用したセキュリティで保護された接続	ポート465の場合はSSLを選択。
保護されていない接続	ポート25を選択すると表示される項目。暗号化しない場合はこちらを選択。

※2020年4月18日追記
Gmailのセキュリティー強化により、独自ドメインを一般的な共用のレンタルサーバーを利用している場合は、SMTPサーバーにサービスの初期ドメイン名を入力しないと送信できなくなった模様。
例）さくらインターネット→***.sakura.ne.jp、Xサーバー→***.xsrv.jp、等

「Gmailからのご確認」というタイトルのメールが追加したアドレスに自動送信されているので、本文に記載されたURLをクリックするか、「自分のメールアドレスを追加」画面の「確認コードを入力し、確認してください」の入力欄にメール本文に記述された確認コードを入力して「確認」をクリックする。

自分のメールアドレスを追加3

これでGmail上から自分のメールを送受信できるようになったので、あとはGmailを使うのと同じように利用するだけだ。

メールの新規作成

メールを新規に作成する場合は、通常のGmailの「作成」から表示される「新規メッセージ」画面で、「From」の欄から追加したメールアドレスを選択することでメールアドレスの使い分けができる。

新規メッセージ画面

注意事項

追加したメールアドレスを受信するタイミングには一定のタイムラグがあるので、すぐにメールを確認したい場合は、「設定」-「アカウントとインポート」画面の「他のアカウントでメールを確認」の項目の「メールを今すぐ確認する」をクリックしよう。

メールの即時チェック方法

迷惑メールの処理にウンザリしていた人は、ぜひ一度お試しあれ。

コンピュータの数字と単位にまつわる話

2019/07/10

コンピュータを使う際に目にすることが多い数字や、bit・byte等の単位の話。

コンピュータは2進数が得意

bit（ビット）とは情報量の基本単位で、binary digitから由来している。binaryは二進法、digitは桁を意味するので2進数の1桁ということになる。つまり数字の0と1のこと。
1byte（バイト）はbitを8桁並べたもので、2の8乗＝256通りのデータを表す。語源は英語のbite（日本語で一口）から由来しており、bitと混同しないようにbyteというスペルにした。

8bitをひとまとめにする理由として、8は2の3乗なので2進数3桁で表現でき、16進数を使えば2桁で表現できるので便利というのが理由のようだ。ちなみに半角文字は1byte、全角文字は2〜6byteで、コード上は16進数で表現されている。

byteはデータの容量を意味し、HDDやメモリ等の容量の単位「B」として使われる。B（バイト）の1,000倍がKB（キロバイト）、KBの1,000倍がMB（メガバイト）となる。
人間には10進数がわかりやすいので10の3乗＝1,000でKBとなるが、コンピュータには2進数の方が扱いやすいため2の10乗＝1,024となって、KBとは別にKiB（キビバイト）等の単位が1998年から使われるようになったのだが、実際の利用度はあまり高くないようだ。

単位	10進数		単位	2進数
KB（キロバイト）	10³	1,000	KiB（キビバイト）	2¹⁰	1,024
MB（メガバイト）	10⁶	1,000,000	MiB（メビバイト）	2²⁰	1,048,576
GB（ギガバイト）	10⁹	1,000,000,000	GiB（ギビバイト）	2³⁰	1,073,741,824
TB（テラバイト）	10¹²	1,000,000,000,000	TiB（テビバイト）	2⁴⁰	1,099,511,627,776
PB（ペタバイト）	10¹⁵	1,000,000,000,000,000	PiB（ペビバイト）	2⁵⁰	1,125,899,906,842,624

SDカードやHDD等の容量で256GBや512GB、1024GB（1TB）などという数字をよくみかけると思うが、それぞれ2の8乗＝256、2の9乗＝512、2の10乗＝1,024ということで、コンピュータにとって扱いやすい数字となっているということがわかるだろう。

フルカラーは24bit

コンピュータ上で色を表現するには光の三原色である赤（Red）、緑（Green）、青（Blue）を組み合わせて表示している。それぞれの色の色調は256段階（8bit）あり、それら3つをかけ合わせて色が表現されるので、256x256x256＝16,777,216色（24bit）となる。ホームページを作ったことがある人は色の指定で16進数が使われているのを意識したことがあるのではないだろうか。

画像ファイルの形式には色々な形式があるが、一般的にGIF（Graphics Interchange Formatの略｜ジフ）、JPEG（Joint Photographic Experts Groupの略｜ジェイペグ）、PNG（Portable Network Graphicsの略｜ピーエヌジー、ピング）などがよく使われている。
それぞれ扱える色の数が異なり、GIFは最大8bit（256）の色、JPEGは最大24bit（約1677万）の色、PNGは24bit（約1677万）の色と8bit（256段階）の透明度を扱うことができる。

Windowsで32bit版と64bit版の違いは？

Windowsでは同じバージョンのOSでも32bit版のOSと64bit版のOSがあり、どちらにすれば良いのか悩んだ人もいるのではないだろうか。

32bit版は2の32乗＝4,294,967,296のアドレス空間が存在するが、1アドレスに1byteを割り当てるので、メモリを4GBまでしか認識することができない。それに対して64bit版は2の64乗＝18,446,744,073,709,551,616のアドレス空間が使えるので、その制限を気にする必要はない。

また、64bit版であれば32bit版のソフトウェアも利用できるのだが、逆は利用することができない。業務で利用している特殊なソフトウェアが32bit版のものである場合、64bit版のOSでは動作しない可能性があるので注意が必要だが、そういう特殊な状況だったり、旧型でスペックの低いパソコンを使うのでない限り、通常は64bit版にしておけば問題ないだろう。

FAXはいつまで使われ続けるのか？

2019/07/09

インターネットがインフラとして日常当たり前に使われるようになってきた現在、まだ使われ続けているFAXについて考えてみた。

FAXの世帯保有率は右肩下がりで減少

令和元年5月31日総務省公表の平成30年（2018年）の通信利用動向調査によれば、13歳〜59歳の年齢層でインターネット利用が9割を超えている。そうした中で世帯での情報通信機器の保有状況ではFAXは34%と、平成21年（2009年）の57.1%をピークに右肩下がりで減少している。
10年前から比べるとパソコンの保有率も減少しているのだが、これはスマートフォンやタブレット端末の保有率が増加していることと相関している。

情報通信機器の保有状況の推移（平成30年通信利用動向調査より）

FAXを利用している事業所は95%以上

企業としてはまだまだFAX需要があるのも確かで、現在FAXを利用している事業所は95%を超えている。インターネット等の新しい技術に疎い年代が上の世代には、メールやファイル共有等の使い方が覚えられず、逆に業務効率が悪くなるのかもしれない。

しかし、通信費、印刷用紙代、インク代やメンテナンス代等、余計な経費が発生するFAXは、デジタルネイティブの世代にとっては非効率でしかないので、近い将来には企業間のやりとりに限ればほとんど使われなくなるだろう。

固定回線に潜む危険性

インターネットを介したFAXの送受信サービスを除けば、基本的にFAXには固定回線が必要となるが、最近では一般家庭でも固定回線を利用しない家庭が増えてきている。事実、通信利用動向調査によれば、固定電話の保有状況は平成22年に90.9%だったのが平成30年には64.5%にまで減少している。

固定回線にかかってくるのはセールス電話とセールスFAXばかりでだという話も良く耳にする。そして、なりすまし詐欺被害などを考えると、固定回線を保有していること自体がリスクとなってきているのではないだろうか。

また、FAXの通信プロトコルは80年代から変わっていないため、ネットワークに接続された複合機には、悪意のあるFAXを受信しただけでハッキングされてしまう危険性があるという。※参考記事（英語）

FAXは生き残るのか？

デメリットばかりを上げてきたようだが、インターネット接続がなくても電話回線さえあれば利用できるので、高齢者にとっては電話番号だけで気軽に使えるのもFAXならではのメリットだろう。直筆で書いたものを送信できるので気持ちが伝わるという意見もある。

まだしばらくはFAXは利用され続けるとは思うが、現在のデジタルネイティブ世代が高齢者になる頃には、「昔はFAXというものがあって…」などと言う話をしているかもしれない。

Microsoft Officeから移行できる！おすすめ無料オフィスソフト

2019/07/05

一般的な会社であれば使っていない会社はないのではないかと思われる、マイクロソフトの表計算ソフト「エクセル」やワープロソフト「ワード」、プレゼンテーションソフトの「パワーポイント」等の所謂オフィスソフトだが、無料で使える互換ソフトが存在しているのを知っている人も少なくないだろう。

そこでMS-Office以外で使えるオフィスソフトを2つほど紹介したい。

LibreOffice

対象OS：Windows、macOS、Linux
表計算：Calc
ワープロ：Writer
プレゼンテーション：Impress
その他の機能：図形描画、PDF編集、数式編集、データベース
公式サイト：https://ja.libreoffice.org/

インストールタイプの無料オフィスソフトとしては最も使いやすい。
MS-Officeとの互換性も良く自治体での導入事例も多い。
マクロ機能のVBAもサポートしているので、ユーザーによってはMS-Officeから全く問題なく移行できるのではないだろうか。

LibreOffice Calcの画面

Googleドライブ

対象OS（※ブラウザ利用）：Windows、macOS、Linux
表計算：スプレッドシート
ワープロ：ドキュメント
プレゼンテーション：スライド
その他の機能：フォーム、図形描画
公式サイト：https://www.google.co.jp/drive/

ブラウザベースのオフィスソフトで、Google Chromeで拡張機能を使えばオフラインでの利用もできる。
Googleドライブを使ってファイルの共有や複数人でのリアルタイム編集が可能。

Googleスプレッドシートの画面

MS-Officeは確かに優れたソフトだが、全ての機能を使いこなす必要のある人はそれほど多くはいないと思われるので、上で紹介したオフィスソフトへの移行を検討する価値は十分にあるだろう。